POWERHOUSE Van Spaendonck:

“Dreams without goals are just dreams”

Het vinden van de nieuwe medewerkers lijkt in deze arbeidsmarkt soms een onmogelijke opgave. Waar zijn al die mensen gebleven? Suzan Schoutsen van Sendcloud weet ze tóch te vinden. Op POWERHOUSE Van Spaendonck vertelt ze hoe zij binnen een jaar 250 nieuwe medewerkers wil binnenhalen.

Bij softwarebedrijf Sendcloud in Eindhoven worden nieuwe medewerkers niet gelokt met beloftes van torenhoge salarissen. “We betalen zo rond de mediaan, mensen komen echt voor onze cultuur”, vertelt Suzan. Dat blijkt een goede zet te zijn, het bedrijf verwelkomt elke maand maar liefst twintig nieuwe medewerkers. Hoe doen ze dat?

In vijf jaar van 100 naar 1.500 medewerkers

Toen Suzan zich 2,5 jaar geleden bij Sendcloud aansloot, werd haar al snel duidelijk dat de founders van de scale-up, Rob van den Heuvel, Bas Smeulders en Sabi Tolou, grootse plannen hadden. “Hun droom was om binnen vijf jaar marktleider te worden, naar de beurs te gaan en van 100 naar 1.500 man personeel te groeien. Typische ondernemers dus, maar hoe doe je dat HR-technisch? Er was op dat moment eigenlijk nog helemaal geen HR-afdeling, alleen iemand die de contracten deed en drie recruiters.”

Suzan zat voorheen in een rol als HR-manager, maar kreeg de vraag om HR-officer te worden bij Sendcloud. Een vraag waar ze toch even over na moest denken. “Het was wat te operationeel voor me, en eigenlijk ben ik ook niet een echte HR-persoon. Ik zie mensen namelijk niet als resources, maar als talenten. Daar wordt een organisatie ook succesvoller van. Daarom ben ik uiteindelijk Talent Partner geworden.”

Stevige groei

Ondanks haar initiële twijfels, blijkt Suzan volledig op haar plek bij Sendcloud. Ze krijgt het dan ook samen met haar team (the House of Talents) voor elkaar om in 2021 241 en in 2022 183 nieuwe medewerkers aan te nemen. Een deel daarvan werkt op locatie in Eindhoven of München, en een deel werkt vanuit huis. De organisatie is nu nog internationaler dan ze al was. “In totaal hebben we nu medewerkers van meer dan vijftig nationaliteiten.”

Sendcloud werft haar mensen op drie manieren:

36%

van de sollicitanten komt via referrals binnen

33%

worden door Suzan en haar team direct benaderd via LinkedIn

31%

solliciteert zelf

Opvallend genoeg komt de grootste groep dus binnen via eigen medewerkers. “Zij zijn onze grootste ambassadeurs. Ze krijgen bij het aanbrengen ook een bonus van €1000. Toch is onze cultuur ook hierbij het allerbelangrijkst. Wanneer die niet goed zit, trek je ook de verkeerde mensen aan. Het is een fulltime job om te zorgen dat dit in alle touchpoints van de employee journey terugkomt.”

Een heldere bedrijfscultuur

De cultuur van Sendcloud bestaat uit drie onderdelen:

No bullshit

“We zijn zo transparant mogelijk. Iedereen werkt bij ons omdat ze het beste zijn in hun vak. We werken dus vanuit vertrouwen.”

Grow and win

“Als jij als medewerker groeit, groeit de organisatie mee. Ga dus uit je comfortzone om te groeien, zo kun je steeds meer aan en reageer je flexibeler. Maar let op: groeien betekent ook falen.”

Have fun

“Neem jezelf niet te serieus! Je doet dit 40 uur per week, dus dan moet het ook wel leuk zijn. Dat gaat niet alleen om de borrels, maar ook om grapjes maken tijdens besprekingen. Ook valt de hiërarchie hierbij weg.”

“Je cultuur kan pas leven als je talent weet wat ze moeten doen.”, stelt Suzan. “Daarom is het noodzakelijk om op te schrijven wat je belangrijk vindt in je bedrijf. Wij hebben het opgeschreven in ons culture deck. Die kun je online vinden.”

De employee journey map en strenge selectie

Suzan legt uit dat alle touchpoints van medewerkers bij Sendcloud gevolgd worden met behulp van een employee journey map. “Alles wordt in kaart gebracht, van het eerste contact tot ambassadeurschap na het dienstverband.” Voordat een sollicitant daadwerkelijk aangenomen wordt, moet eerst een strenge selectieprocedure worden doorlopen:

Week 1: Solliciteren

“In deze week wordt puur naar het cv gekeken. Past die bij onze organisatie en de rol? Is het talent wat we zoeken en denken we dat hij of zij succesvol kan worden bij ons?”

Week 2: Phone screening

“Hierbij kijken we naar een aantal harde eisen voor de vacature, maar focussen we ook op onze cultuur en waarden. Zo stellen we voor elk van onze drie waarden een aantal specifieke vragen.”

Week 3: Business interview

“In week drie gaat de manager samen met iemand van het team het gesprek aan met de kandidaat. Hier komen ervaringen en vaardigheden uit eerdere banen aan bod.”

Week 4: Trial day

Hierin zijn we echt anders dan de meeste werkgevers. Onze kandidaten komen een dag van half tien tot drie naar ons kantoor om te onderzoeken of ze echt bij onze organisatie passen. Zo hebben ze gespreken met de founders en doen we een key succes factor check. Dit zijn een aantal competenties die je bezit als je echt goed kunt worden in je werk. Tot slot doen we een skills check met een opdracht die aan het einde van de dag wordt gepresenteerd aan een aantal stakeholders. Alle aanwezige werknemers vullen vervolgens een scorekaart in waaruit blijkt wie er wel en niet aangenomen worden.

Onderdompelen in de cultuur

Als een medewerker bij Sendcloud is aangenomen, begint het eigenlijk pas. Dan is het tijd om ondergedompeld te worden in de cultuur. “Alle twintig nieuwe mensen starten op de eerste dag van de maand. Na het tekenen ontmoeten ze direct ons systeem. Dit systeem pusht bijvoorbeeld een filmpje van het kantoor, de belangrijkste stakeholders en een uitleg over de eerste dagen en maanden. In de eerste week draait alles volledig om het leren kennen van de organisatie. Je zit dan nog niet in een team, maar legt het fundament voor de cultuur.

“Zo krijgen ze op dag één bijvoorbeeld een speurtocht door de organisatie, en gaan ze op dag twee en drie al voor een fictieve klant werken: Luna. Met deze opdrachten ontdekken ze wat elke afdeling doet, van marketing tot finance. Op dag vier en vijf gaan ze aan de slag met een webshopwedstrijd, waar ze webshops gaan bouwen en verbinden aan onze software. Die worden op de vrijdag aan de hele organisatie gepresenteerd met een biertje in de hand. Zo weet iedereen wat onze software doet, en start iedereen met dezelfde basis. Op deze manier houden we een hoog engagement.”

Suzan geeft nog een laatste tip mee: het houdt niet op na de onboarding. “Wij zijn voortdurend bezig met onze kernwaardes. Zo hebben we feedbacksessies in het kader van ‘no bullshit’, Ook delen we onze faalmomenten met #sunshineyourfailure, om er vervolgens samen voor te klappen omdat je er iets van geleerd hebt. Fun komt ook voorbij, we maken gifjes van onszelf en vinden het heel belangrijk om samen te lachen.”